会前推演是筹备组织大型会议的重要环节。推演活动不仅要按照会议方案，反复进行全要素实战演练，还要结合会务工作人员的经验能力等进行科学合理分工，形成操作规程。实践中，我们借鉴了舞台剧排练和管理学实践的做法，每次进行会前推演都精心制作分工脚本，通过细化职责、选定工作角色，优化流程、设定工作场景，深化演练、修订工作规程，不断增强会前推演的系统性、预见性、严密性，有效提升大型会议筹备组织工作水平。

一、细化职责，选定工作角色

拟制分工脚本，首先要选定工作角色。会务组织工作的参与人员，由于经验参差不齐、能力高低不一，在工作中的角色也各不相同。我们根据工作需要，结合职级职能，深入分解目标任务，科学实施人员编组，切实落实角色责任，将工作人员的角色定位逐级逐人予以明确。

分解目标任务。遵循“目标—任务—工作—活动”的分解路径，坚持自上而下，将主体目标逐步分解为可执行的具体任务，将每项任务细分为更小的、可操作的工作单元，将每项工作进一步细分为可直接分配给个人的具体活动。对照建构任务模型，将大型会议分解为全体会议、分组会议、大会交流、召集人会议、实地观摩等具体任务，将每项任务细化为会议报名、资料印发、会场布置、组织引导等若干工作事项，将每个工作事项进一步细化为若干工作要素。

实施人员编组。管理学中的态势分析法可以帮助管理者全面、系统、准确地分析研究对象所处的情景，根据这些分析结果制订相应的发展战略、计划以及对策。我们注重利用态势分析法，结合工作人员的性格特点、工作经历、业务水平等，对团队人力资源配置进行科学评估，组建由“老人”牵头、“新人”参与的工作小组，在完成工作任务时做到新老结对、科学搭配，团队作业、同步推进。

落实角色责任。在做好任务分解和人员编组的基础上，我们赋予工作人员总负责、牵头人、骨干、新手四种不同的工作角色。总负责1人（A0），负责对会务组织工作整体部署调控，同时负责主要领导同志出席会议的每项环节任务；牵头人2至3人（A1、A2…），分别负责牵头完成某一项重要任务；骨干若干人（B1、B2…），重点配合牵头人承办有一定难度、需要依靠经验处置完成的重要任务；新手若干人（C1、C2…），主要是在牵头人或骨干的带领下，或在他们的安排指导下，承办通知、发放、引导、值守、检点等具体工作。

二、优化流程，设定工作场景

工作场景是支撑分工脚本的重要内容。会前推演要紧密结合会议地点、会场形式、议程步骤等实际情况，划分工作区域，设计行动路线，明确补位规则，不断优化工作流程，谋划设定科学、合理、简练的工作场景。

划分工作区域。按照空间功能性特点要求，科学划分开展会务工作的具体区域，比如：调度区，安排在会场主席台入口附近，便于与各区域负责人实时对接工作信息；引导区，安排在会场各个入口和会场中间区域，便于引导参会人员入场或分流；候会区，安排在贵宾休息室，便于检点主席台和前排领导的到会情况，引导统一入场；设备区，安排在音控室，便于检点会场话筒、音乐播放等工作；盯会区，安排在会场后排工作人员区域，便于会议期间在会场内值班值守；等等。

设计行动路线。在划分工作区域的基础上，结合每个工作人员的角色职责，进一步设计“站位点”和“移动线”。比如：负责引导主席台领导的工作人员，主要在贵宾休息室前站位，在休息室和主席台之间“两点一线”移动；负责引导会场前排领导的工作人员，主要在会场前门前站位，在会场前门和会场前排移动；负责检点会场音乐播放的工作人员，要在音控室全程坚守。

明确补位规则。坚持以人为本的工作理念，既牢牢守位，又积极补位。坚持就近补位，明确相邻区域的工作人员互相补位；坚持互通信息，对于议程变化、临时请假等特殊情况，及时让相关人员周知；坚持能力可及、量力而行，强调首先要恪守本职，在完成好自己工作的基础上，主动积极补位，并及时与原来负责的工作人员做好对接。

与此同时，设定工作场景还应注重坚持三个原则：“人”的流畅性原则，避免行动线路交叉，确保连续顺畅无障碍；“地”的功能性原则，科学设置各类会场、报到台、值班室等会议功能区，提升整体行动效率；“景”的审美性原则，工作人员既不能在点位上扎堆，又不能缺位失位，要在节点区域安排必要的精干力量，树立运转高效、步调一致的专业形象，形成良好的场景视觉效果。

三、深化演练，修订工作规程

工作演练是修改完善分工脚本的重要途径。要善于运用情景分析法开展桌面推演，组织现场演练，认真记录演练中遇到的问题和研究制定的改进措施，深入做好风险评估和应急处置工作，不断修订工作规程，形成全面完备、细节翔实、可操作性强的分工脚本。

开展桌面推演。根据会议方案，由会务工作总负责人主持，召集全体工作人员参加，主持人宣读会议日程安排，逐条进行口述推演，参加人员交流发言，逐一细化操作流程。突出具体工作中的重点环节，深入分析可能遇到的困难和问题，提出切实可行的解决办法。认真听取意见建议，充分进行讨论交流，真正从每个工作人员的能力素质、经验水平等实际情况出发，不断对分工安排进行校准完善。

组织现场演练。按照会议筹备时间整体安排，组织会务工作人员集中前往会场，结合实际情况，对照工作流程，开展现场演练。在会议报到、全体会议、分组会议等各类会议地点，逐一进行现场演练。对照会议主持词，逐人逐项落实工作。根据现场演练的实际效果，认真修改操作细节，及时调整人员力量安排。对演练中容易出错的环节进行梳理汇总，形成风险点清单，做好风险的评估预警工作。

修改完善脚本。会议筹备阶段，工作演练可根据任务要求，反复多次组织实施。认真整理每次演练后的工作记录，及时转化成果，不断修改完善分工脚本。对照脚本开展工作演练，结合演练完善分工脚本，使每项工作落到实处，每名工作人员各尽其职。对省党代会等会期较长、工作内容复杂的会议，统一印制分工脚本操作手册，工作人员人手一本，方便随时查阅，对照执行，确保会议筹备组织各项工作落实。

（来源：《秘书工作》，作者单位：镇江市委办公室）