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“三个全”做好重大活动档案管理

2024-01-24| 来源:北辰遴选

成都大运会具有政治要求高、工作任务重、筹办时间跨度长等特点,档案来源广、类别多、数量大,我们坚持把档案工作融入申办、筹办、举办全过程各环节,将提前谋划、主动服务、全程参与贯穿全周期,使成都大运会档案工作成为重大活动档案管理的生动实践。

一、全周期参与,着力压实责任、健全制度、明确标准

构建三级责任体系。将档案工作纳入大运会执委会工作内容,明确档案工作分管领导、责任处室、档案员,构建起执委会统一领导、档案部门监督指导、档案专班牵头负责、工作部具体落实、各方协作配合的工作机制。2018年12月,成都市获得第31届世界大学生夏季运动会举办权。在成立大运会执委会之初,成都市明确将大运会档案纳入大运遗产项目统一管理、作为城市记忆永久保存,并吸纳档案部门为成员单位,统筹负责大运会档案工作,明确市档案局监督指导、市档案馆业务把关职责。市档案局、市档案馆组建成都大运会档案工作专班,专门负责档案收集整理、保管利用。

制定“1+10”制度体系。坚持把档案制度建设作为基础工作来抓,以执委办名义印发《成都大运会档案管理办法》,重点明确大运会档案工作的重要意义、主要任务、机构设置、人员配备和职责分工,明确各工作部档案收集范围,为大运会档案工作顺利推进提供了依据。紧跟筹办工作进度,陆续印发加强声像和实物档案收集移交、加强测试赛档案收集移交、加强赛时赛后档案收集移交等10项配套档案工作制度,以通俗易懂、简单明了的菜单方式,把“收什么、怎么收、谁来收”的标准要求明确到部门、落实到人。

夯实过程管理体系。结合召开大运会执委会会议,以书面或口头形式通报档案工作推进情况,明确下一阶段档案工作重点。档案专班每周召开工作例会,复盘总结、统筹部署,并协调解决工作中的难点问题;深入各工作部了解进度,督促检查档案收集情况,适时提供专业指导。建立大运会档案通联表、沟通群,集约高效开展互动交流,及时安排任务、通报进展、督促落实,确保大运会档案工作规范有序推进。

二、全链条管理,抓好收集整理、保管保护、活化利用

源头收集整理。坚持大运会档案随时形成、随时收集、随时归档,档案员第一时间收集材料,按月集中移交档案专班,面对面清点校核、逐份交接。市档案馆安排专人,紧跟各项赛事进程,深入一线开展现场采集,全方位留存大运会声像资料。坚持边收集、边分类、边整理,设立全宗专门管理,不定期集中开展档案整理及数字化工作,规范开展组件、分类、排列、编号和编目,建立大运会档案专题目录和专题数据库,实行专题管理。

安全保存保管。把档案安全作为高压线,在大运会执委会集中办公区设置专用档案库房,配备必要的设施设备,落实日常巡检、出入登记等制度规定,保证大运会档案安全。建成投运线上大运会档案管理系统,实现基于网络环境下开展档案收集整理、保管保护、共享利用一体化管理,运用防篡改和防窃取关键技术,确保档案信息安全。

拓展延伸利用。充分挖掘大运会档案资源,积极助力成都大运会博物馆建设,着力丰富博物馆馆藏实物藏品、影像及电子文档资料。深挖大运会档案信息,为撰写赛后遗产报告、城市影响报告等提供资料参考,为体育类院校提供研究范例和实践佐证。系统总结大运会档案工作做法,形成标准化、规范化操作模式,为后续筹办重大赛事活动提供借鉴。

三、全要素保障,做实技能培训、督查考核、激励引导

强化技能培训。针对成都大运会受疫情影响两次延期、工作部调整优化、档案员普遍为兼职、专业素养较弱等实际,市档案局、市档案馆先后组织多轮档案业务专题培训,重点讲解档案收集范围、移交标准和保管要求,为大运会档案工作开展提供人才保障。

强化督查考核。将大运会档案工作纳入市委市政府目标绩效考评体系,督促各单位抓好工作落实。加强日常督促检查,对档案收集不齐全、报送不规范的,档案专班及时提醒提示,确保工作质量。

强化激励引导。结合全市档案工作会议,对在大运会档案工作中成绩优异、主动担当作为的单位和个人,以市委办公厅名义通报表扬,努力营造抓好大运会档案工作的良好氛围。

(来源:《秘书工作》,作者系四川成都市委副秘书长、市档案局局长)


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