会议服务千头万绪，形象地说，就是把许多条交错的“线”编织成一张有序的“网”的过程，无论哪个线头没有捋顺，都可能出现大的漏洞。笔者结合工作实际，总结了会议服务中不能出现的六种念头。这六种念头一旦冒出来，要毫不犹豫地把它们“摁”住，防止被它们“带进坑里”，造成工作失误。
一、“以往就是这样的”
会议服务通常有惯例可循，但不能迷信惯例、照搬照抄，因为工作形势、任务和要求在不断发展变化，只有及时跟进中央最新精神，结合本地新情况新要求，以会议效果为导向，因时因地因事优化会议议程、创新会议形式、调整参会范围等，才能更好实现会议意图，避免陷入经验主义的窠臼。
比如，我们在服务省委理论学习中心组集体学习会议中，根据学习研讨主题灵活安排，有时分不同专题各有侧重交流研讨，有时邀请基层代表参会发言，不局限于围绕一个主题进行研讨的惯常做法。
二、“部门这么说的”
会议服务中经常要与部门沟通信息，在与一些部门交流的过程中，可能会存在经办人不掌握全面情况或“想当然”的现象。会务工作人员要炼就一双“火眼金睛”，对重要事项和关键信息反复核实、多方印证，最好找到相关文件作支撑，防止信息有误导致工作跑偏。
比如，一次在审核省委议事协调机构会议材料时，我们对一处关键内容的表述与承办部门进行了反复确认，然而在对照中央有关文件时发现，部门的提法仍不准确。如果没有追本溯源、严格把关，就很容易造成失误。
三、“这是个小会”
看起来规模较小的会议，也有可能让经验丰富的办会者“摔跟头”，究其原因往往是不够重视、松懈大意。
比如，一次，服务一场只有十几人参会的专题会议，印制参会人员名单时没有坚持双人校核，会议快要开始时才发现一位参会同志的职务表述有误，匆忙修改，险些出问题。“麻雀虽小，五脏俱全”，所谓的“小会”，其流程、环节一个都不少，耗费的时间和精力也未必少，如果弦绷得不紧，很可能出现一些不该有的失误，甚至捅出大娄子。
四、“差不多就行”
会议服务水平体现在每一处细节上，会场主席台的设置、话筒的数量、桌椅的间距、材料的摆放等，要综合考虑会议议程、会场环境、新闻效果、疫情防控要求等多重因素，只有认真对待、反复权衡，才能达到最佳效果，不能当个“差不多先生”，这样也行，那样也行，导致最终服务效果不行。
比如，有一次在高校召开专家学者座谈会，现场查看会场布置时发现了桌椅摆放过密的问题，想着对会议整体效果影响不大，就没有作出调整，没想到开会时就出现了参会人员桌签易碰掉的情况。
五、“到会场再说”
会务工作环环相扣，牵一发而动全身。有时看似一个小变化，带来的是连锁反应，作出调整的时间往往超出预期，要是抱着时间还早等到了会场再说的念头，“来得及”可能就会变成“来不及”。
比如，一次服务省委常委会会议，一名与会同志临时请假，工作人员认为变化不大，可到会场再作调整，没想到现场电脑发生故障，调试许久才打印出新座次表和参会人员名单，急出一身汗。
六、“不会这么巧吧”
在会议服务过程中，对某一个事情有疑虑，但心想不会这么巧吧，没有想办法消除，而刚好在存疑的地方出现了纰漏，“就是这么巧”。
比如，一次，会议时间临时调整，电话提醒参会人员“9点按时参会”，一位同志听成了“9点20参会”，多亏他又回电话确认，才发现了这个“巧合”。当时我们也担心电话通知可能导致信息失真，又想着也许是多虑，没有再发短信确认，差点造成差错。这也提醒我们，“巧合”总是在不经意间发生，必须时时处处留意。
（来源：《秘书工作》，作者单位系陕西省委办公厅常委办公室）
鄂公网安备 42010602003793号
(登录账号：)
支付宝
微信
.png)
