拟定会议召开的详细计划，特别是编排会议召开的具体日期，是各级党政机关会务承办部门的一项重要工作。这项工作看似不起眼，实则牵一发而动全身，不可不慎。那么提前多长时间决定会议召开的具体日期才合理呢？本文试对此进行粗浅探讨。
一、重要性和必要性
从理论上看，确定合理的会议召开日期关乎行政体系运行的效率。要想让整个行政体系高效运转，需要管理和协调的工作量非常大。而开展管理和协调工作的一个重要载体就是会议。事实上，会议占据了各级领导干部相当多的时间和精力。因此，宏观上安排好会议计划，微观上提前恰当的时间确定每一个会议的具体日期，从而提高会议的效益和质量就显得十分重要。
从实践上看，它影响参会人员的工作质效。这种影响会层层传递。如果会议日期确定得不合理，经常临时紧急召开会议，会打乱很多部门和个人的工作安排，并产生连锁反应。机关工作人员的工作计划性很强，特别是一些领导干部，日程安排都精确到小时、分钟。如果频繁调整工作计划，就会造成工作安排的混乱，进而影响工作完成的质量和效率。
从政治上看，它关乎会风会纪的改进。不注意合理确定会议召开日期，参会者就会经常遇到“两难”的尴尬情况。比如，同时收到上级主管部门和本地党委政府的会议通知，相同的时间、相同的参会人员，领导干部分身乏术，必然会缺席某一方的会议，客观上影响了会风会纪的改进。
二、影响因素及其规律
一是会议性质。不同性质的会议确定其召开日期的逻辑也不同。比如，把会议分为法定会议和非法定会议，法定会议包括各地党的代表大会和两会等，是按规定的日期召开，五年一次或一年一次，会议召开日期可以提前较长时间确定，非法定会议则主要根据工作需要召开，召开日期没有硬性规定。
二是会议规模及参会人员的地理分布。原则上会议规模越大，参会人员地理分布越分散、交通状况越复杂，确定会议召开时间的提前量应越长。比如，同样的参会规模，仅是本级部门、单位负责人参加的会议和涉及下辖各行政区负责人参加的会议，理论上前者所需提前量应短一些。再比如，两个县召开同样的一个会议，由于所辖地域大小不同，交通条件不一样，提前量也会有所不同。
三是主办方层级。对筹备会议而言，层级越高的会议所需要的准备时间越长。一方面，层级越高涉及的范围越广、影响越广，需要考虑的因素越多；另一方面，层级越高各方面制度规定越规范、越严，要求和标准也越高，所花时间就越多。
四是会议内容。可以从重要性、紧迫性两个维度来进行分析，重要性高的会议，提前量应长一些，紧迫性高的会议，提前量应短一些。比如，上级要求传达文件精神或遭遇突发公共事件，就必须及时召开会议落实和部署，不可按常规处之。
五是上级工作安排。这个因素的影响是随机的，原则上应尽量不与上级重要会议活动安排重叠。有经验的办会者在提出某个重要会议召开日期的建议时，都会提前问问“上下左右”：上级有没有重要会议，下级有没有集中的工作安排，同级有没有涉及本部门的会议活动等。
三、需把握的几个问题
一是需决策者重视和理解。确定会议召开日期一般是由各级会务承办部门提出建议，决策者拍板。决策者应站在提高本地区本部门整体工作质量和效率及改进工作作风的高度重视这个问题，会议层级越高越应该重视。
二是需通过制度化整体推进。各级党政办公厅（室）可以在充分了解、研究当地实际情况的基础上，通过制定大中型会议工作规范等形式对确定本层级会议日期的提前量进行规范。如果所有部门和单位都自觉地运用了，那么对提高会务工作效率和质量、转变机关部门工作作风等都会产生积极作用。
三是需因地制宜，灵活运用。确定会议召开日期的提前量过长或过短都不利于提高工作效率、提升工作质量，应通过长期的实践和总结，找到本层级的最佳提前量。若一个会议确定需要召开，但由于各种原因不能确定具体日期，可采用发预通知的办法提前通知。电视电话会议，哪怕是规模较大、地理分布比较分散、主办方层次比较高，也可以在较短的时间内确定会议日期，因为参会者可以就近就便参加会议。
（来源：《秘书工作》，作者：易志强）
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