公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，有的朋友感到公文写作很难，难在种类多、格式严，难在内容逻辑复杂，一不小心就偏题出错。但万事万物均有其运行规律，公文写作自然也有其内在的逻辑，掌握了基本步骤，写好公文就显得“轻而易举”了。

一是要明确写作方向。所谓“方向”，就是发文的意图，就是要先搞清楚文章写作的目的是什么，方向是什么，基调是什么，先给文章一个方向，再围绕这个大方向去组织素材。如果方向不明，只能像无头苍蝇一样乱飞乱撞，也像脚踩西瓜皮一样，滑到哪里算哪里。著名作家莫言在谈到小说创作时说:“找到了叙述的腔调，就像乐师演奏前的定弦一样重要，腔调找到后，小说就是流出来的，找不到腔调，小说只能是挤出来的。”中国古人从事艺术创作十分强调“意在笔先”“画竹必先胸中有竹”“未成曲调先有情”。在公文写作中，同样如此。例如，你要向上级部门拟写一篇《请示》，要求增加人员编制，那么你在写作的时候必然要围绕“事多人少、职能增加、任务繁重、不能较好完成职责任务”等方面来描述，也就是要紧紧围绕“请示的必要性”来组织语言，讲事实、摆道理、列数据，只有定了方向，才能对标发力，方向是否定得准、定的好，是一篇公文行文走向和写作成败的关键。

二是选好公文文体。公文是规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。关于公文的定义，《条例》(2012)第三条明确规定，“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”公文写作是职务活动，在很大程度上，不取决于个人的意图，所以写什么文体应由领导交办任务时一并指明。当然，有时领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这就要靠写作人员充分发挥主观能动性了。要根据公文的用途和目的来明确文体，根据不同文体采取不同的风格。例如，起草领导讲话稿，要适当活脱些，文字要尽量口语化。起草决定、决议、通知类文稿，必须严谨，用书面语。如果是工作总结，则与经验材料性质类似，但前者要细，后者要精，等等。只有文体清晰、文稿形式明确了，才能在写作过程中不跑偏、不走样。

三是弄清基本要素。文体选好之后，就要根据文体来选择要写的基本要素了，就是要了解和把握公文材料的具体事项和规范要求。首先，要明确发文机关，就是什么机关什么人用文，不同的机关用文的风格一般有稍许的差别，有时候还有部门之间的一些专业术语。第二是要清楚收文对象。应了解清楚这个公文的发送范围是什么，阅读范围和听众有哪些，不能千篇一律，不讲对象。同样是工作报告，阅文对象不同，则风格语气完全迥异。同样一个事情，若是报送上级机关，主要内容应说明过去一段时间的工作情况、成效和做法，存在的问题、下一步的打算等等。如果是发给同级机关或印发给下级机关，主要内容应回顾前期工作情况、获得的经验和教训，以及做好下一步工作的意见等。第三要清楚写作时限，明确成稿时间，明示应在什么时间内撰写好。许多公文材料的写作都有十分严格的时间限制，有时必须在几天，甚至一两天内撰写出来。因而，受领写作任务时，一定要明确写作时限。

四是充实写作内容。上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，或者领导仅有一个大体想法，这时就要将交代任务与组织讨论相结合，以便在写作时抓住本质，明确要旨。要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。在组织语言的时候，清楚分成几个部分，用什么文字去表达，把握好材料的基点，才能有的放矢、正中靶心、循序渐进地写下去。要认真学习领会领导意图，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析向题、思考问题。达到与领导同步思维，从根本上实现思想一致。在充分理解领导意图的基础上，进行填充内容，分哪几个部分，每个部分应该使用什么材料，运用哪些数据，举哪些例子，都要做到心中有数。拿不准的时候，还需要跟领导反复讨论确定，万万不能自作主张，瞎写一气。

五是追溯行文依据。公文写作具有法定性，需要下级参照落实，这就需要我们在行文的时候要有充足的理由和依据。越是重要的公文材料越要有依据，而且依据必须明确，否则是不可以草率动笔的。需要指出的是，领导指令只是行文的缘起，行文的动因，并非行文依据。行文依据与行文缘起、动因是完全不同的两回事。行文依据指行文所依靠的理论或事实，主要涉及法律依据、政策依据、现实情况和条件依据等。法律依据是公文行文的根本依据，公文是治国理政的具体方式，具体方法，必须依法，必须以国家法律法规作为最高标尺和最坚实靠山。政策依据是指以国家现行的各种方针政策为行文依据。现实情况和条件依据指的是公文常常是为布置某项工作、解决某一问题而发布的，其针对的正是具体的实际情况，公文必须做到依据充分。初稿行成后，要进行反复的修改，使语言更规范，更简练，公文主旨提炼得更加鲜明，这样才能写出一篇高质量的公文来。