近年来，电视电话会议的广泛应用使得对技术保障的标准和要求越来越高。为精益求精做好电视电话会议技术保障工作，我们总结了一些经验和技巧。
会前准备过“五关”
一、第一关：任务接收关
接到保障任务后，应仔细研读会议方案，分析技术保障的重点和难点。与会议承办单位联络人对接，并确认以下信息：采用什么会议系统，分会场地点在哪里，会议是否有视频、PPT等辅流，分会场是否有发言任务，等等。
二、第二关：会场勘察关
一看系统，即看现有视频会议系统能否满足会议需求，如果不能，则要组织技术研讨会，讨论能否增加设备及可能存在的风险，确实无法满足会议要求的，及时向承办单位告知实际情况。
二看布局，根据会场整体布置，规划显示设备和摄像设备安装摆放的位置。如，会场设置主席台，那么显示设备就需要放置在主席台上，摄像设备放在会场后方。
三看灯光，即看会场的亮度，仔细测量灯光，确保最佳摄像效果，无法满足摄像要求的应及时调整。
三、第三关：方案制订关
确定保障设备，充分利用会议室原有设备，根据会议需要酌情增加电视机、摄像机等，并备份传输线路、信号处理等关键设施设备。
编辑流程脚本，设计画面显示顺序，编写控制切换指令，确保会议召开时的显示效果。如，主席台领导前方的显示设备需播放分会场轮询画面，当有发言时则需显示发言人特写画面或辅流画面，同时向主席台下的人员展示。
设计连接线路，按照少节点、短连接、多并联的原则设计连接线路，力求线路里程最小、信号传输最可靠。
规划联调测试，电视电话会议一般需提前半天或一天调试系统，在会议正式召开前一个小时进行最后一次调试，如果会议流程烦琐、信号切换频繁或分会场有发言任务等，则需要进行多次调试，确保会议系统的稳定运行和会议过程中各个环节衔接流畅。
制订应急预案，逐个列出可能出现问题的环节，准备好紧急处理方案，保证出现问题时能快速有效处理。
四、第四关：设备安装关
设备的安装既需注重实效，也需考虑美观。
实效是指设备稳、接口紧。终端、矩阵等核心设备须固定在机柜内，摄像设备有三脚架支撑；电源线、高清线等线路与设备的连接要紧，线路不能直角弯折。
美观则要求设备摆放整齐、线路整齐划一，尤其是移动小电视既要低于桌子下沿保证摄影效果，也要倾斜角度适中保证观看体验，如果小电视较多，摆放时需保持间隔距离一致、左右对称。
五、第五关：系统联调关
一是测试系统性能。重点查看各分会场上传到主会场的画面质量，避免出现马赛克或卡顿现象。如果会议有辅流，应发送至各个会场观看，测试辅流的发送与接收是否正常。
二是调整摄像画面。会场摄像画面必须清晰明亮，主席台领导和分会场人员的席卡名字应清晰可见，分会场第一排出镜领导应为三人或五人，发言人特写镜头的背景应干净简洁。
三是调试话筒声音。会议应使用指向型有线话筒，声音大小适中，不能有回声、断字等。当分会场有发言任务时，应单独调测该会场话筒的声音效果。
四是查看分会场布局。要做到分会场桌椅摆放整齐，桌面保持整洁；会议席卡统一颜色、字体和大小；会议室背景不花哨、不杂乱。
五是演练流程操作。当点名某个分会场发言时，分会场保障人员提前10秒切换到单人特写画面，等发言结束后重新切换回原先画面。如果有多个分会场连续发言并都有辅流上传至主会场，每个分会场应在发言人发言之前2～3秒发送辅流。
会中保障做到“三个细”
人员分工细化。电视电话会议服务保障的每个岗位都承担着相应职责，会议召开时各岗位应做到分工明确，既各司其职、各负其责，又齐心协力、相互补台，共同完成好保障任务。
组织指挥细密。会议总调度者需熟悉会议的整个流程和每一个环节，并能及时准确给保障人员下达指令。同时还需时刻观察会场内的情况，实时调整设备。如，每名发言人声音大小各异，需根据实际情况实时调整话筒音量大小。
设备操作细致。设备操作人员必须具备相应的专业知识和过硬的能力素质，熟练掌握设备操作流程，会议过程中须全神贯注，不能出现丝毫差错。如出现故障问题，需快速冷静处理，判断故障原因，启动应急预案。
经过会前的认真准备和会中的细致保障，电视电话会议往往可取得良好的效果。但会后工作同样重要，需要开展全面系统的总结复盘。比如，有哪些好的做法避免了突发情况，有哪些好的经验使工作更加顺畅、完善，哪些突发情况是没有提前考虑到的，哪些地方准备还不够充分……这些都是促进办会人员业务能力增长的“良方”。
同时，还需形成完备的技术保障记录，建立资料库，做好存档，为今后更好地开展工作提供参考。
（来源：《秘书工作》，作者单位：安徽省委办公厅）
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