公文工作是机关日常工作的一个重要组成部分，是机关行使职权开展工作的一种手段，直接为机关的领导工作服务。机关的收文处理工作，主要有以下内容。

一、收文

收文是是指收进外部送达本机关、单位的公务文件和材料。机关平日的收文，大致有这么几种：文件；电报；信函；内部刊物、资料；其它文字材料。这些文书材料都必须是属于公务性质的。其中信函有两种：一种是一般干部、群众写的，作为人民来信，由信访机构处理；另一种是有关负责同志为了某种事情（例如提出建议等）给机关来的人员则是秘密的；将来是公开的，目前则是秘密的；某种事物的存在是公开的，它的内部细节，产生过程则是秘密的。因此，秘书人员不仅要牢固树立保密观念、还应对保密原则全面理解，正确贯彻。既要百倍警惕敌人、坏人和外人盗窃机密，又要防止自己言行不慎失密泄密；既要确保秘密载体不被盗、不散失，又要保证秘密内容不被窃看、窃听，不向外界泄露；既要对外，对下保密，又不向无关领导和无关人员透露秘密，保护好每份文件的秘密安全。

除了以上三条基本原则外，还有一些需要遵循的原则。比如安全原则，就是要保证文件物质上的安全，存放、保管要精心，以延长文件寿命。又如简便原则，文件收发处理程序在完善的基础上，要力求简便和科学。凡可发可不发的文件坚决不发；可以用电话或当面接洽办理的事情，就不要发文，要扫除脱离实际、脱离群众的官僚主义和主观主义作风。

二、收文处理

凡是由外机关、外部门送给本机关的文件，统称为机关的收文。

由外机关制成并传递至本机关的文件，都是本机关的收文。收文处理程序主要由对文件签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、查办、注办和立卷归档等一系列环节组成，收文处理程序的这些环节，又可分为收进阶段和阅办阶段两个部分。

收进阶段包括文件的签收、拆封和登记，这是收文处理的开头几个环节。

三、签收

签收，是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，以表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证，二是为保证文件运行安全。签收是收文处理的第一个程序。一般讲，机要交通送来的机要件、邮局送来的挂号件和电报以及外机关派人直接送来的文件，无论是外收发还是内收发，接收时都要负责签收。

签收是收文处理工作的开端。县以下小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。县也上大中型机关，多设内外两种收发。现有外收发部门收，而后转交秘书人员（文书）。

外收发签收文件时要注意三点：

第一，仔细查看文件封套上所著的收文机关部门或姓名，看是否应是本机关收的，如有无头，应立即退回。

第二，检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执但上或送文簿上签名，注明受到日期。

第三，将文件封套上发文机关名称，发文机关的文件编发号，以及发文机关要同信号，密级等项目登记在本单位的收文簿上，然后将文件送到秘书部门。

1、签收主要有两种方式：一是签字，即收文人员在对方的投递单或送文薄的有关项目上签名。二是盖章，即收文人员在送文簿或投递单上加盖签收章。

2、签收工作是细致严肃的工作，文书人员一定要严格履行手续，不可粗心大意。在签收文件时要注意则下几点：一是清点，即检查、核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相等，如有不符，在查明原因之前，可暂不签收，待送文单位查明原因后，再予签收，以防差错。二是检查，即核对所收文件封筒上注明的收文机关、收件人是否与本机关相符；检查封筒或文件包装是否有破损、开封等现象。如有错投，要及时退回；如有包装破损，开封等现象，要及时查明原因。三是签字，即清点、检查无误之后，在文件投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期，应签姓名全称，字迹要清楚。如有封面标明急件或限定时间送达的，还要写清收件的具体时、分。

四、拆封

拆封又称启封。拆封是文书人员的特有职责，凡标明送本机关的来文，均可开拆。凡标明本机关领导亲收亲启的来文，除领导明确委托有代拆者外，都应送本人开拆。标明“某某部门”收的机密、绝密件，如有关机关发给组织部门的干部调配文件等，应送交此部门的文书人员开拆。

（一）拆封

1、注意保护封内文件的完好。拆封时应使用剪刀，不要用手硬撕，以免损坏文件。若封筒内文件少，可将文件先顺到一端再拆封；若封筒内文件多而不便在封口处剪拆时，可用刀片轻轻划开。

2、注意不要遗漏文件。对有文件清单或回执单的，应认真核对；若没有这类清单，则应认真检查，防止文件或附件、票据等遗留在封筒内。

3、对无发文机关、日期的文件要注意加注。有时收到文件结构不全，漏写发文机关、日期时，应根据封筒上的发文机关和收到的日期加以注明，以便于处理。

4、注意文件封装有否错漏。如遇文件的主送(抄送)机关与封皮所写不符或缺页少份等情况，应及时与发文机关联系，查明原因。

（二）登记

收文登记是文件收受的记录，也是收文处理中的重要环节之一。文件登记是文书处理工作中一项重要的工作制度，搞好文件登记对机关的各项工作有重要意义。

1、文件登记的作用

第一，便于文件的管理和保护。文件经过登记后，就如一笔笔帐目上了帐，可以防止丢失和遗忘。登记编号能使文件有序化，便于文件的处理和管理，有效地防止文件的积压、丢失和泄密，从而起到对文件的保护作用。

第二便于文件的查找和利用。文件的各个项目登记在册，便于了解文件的来龙去脉和有效地控制文件，便于查找文件的下落和利用文件。

第三，便于文件的统计和催办。有了文件登记簿，可以对文件的总收文量一目了然，并可对文件的各个方面的情况进行横向的统计，有利于对本机关收文情况进行量化的分析。还可监督文件的办理情况，以利于及时催办。

第四，便于作为工作凭证。收文登记簿的登记项目中有签收入等项目，因此是文件交接的最好凭证，有利于查证工作环节中的责任。

2、文件登记的组织及项目

在一般情况下，较大的机关多设有内外两层文书收发机构。内外收发机构在文件收进后，都应进行收文登记，但由于各自的职能不同，两层收发的登记项目是不同的。机关的外收发不能对文件拆封，因此对收进的文件（包括本机关通过外收发往外机关发送的文件）只进行简要的登记，主要是登记来自于文件封简上的信息。外收发登记的项目主要有：顺序号(通常按一个年度为一个编号序列，流水登记文件的顺序号)、收件日期(收到文件的年月日)、来文机关(由本机关内部送来准备发往外机关的文件，对机关的外收发来说也是来文，也要注明来文机关)、收文机关、签收人、发送方式(急件、密件或邮局挂号等)和备注。

外收发的“收文登记簿”与“发文登记簿”是合一的，外收发登记完毕后，将外机关送来的文件转送机关的内收发。

机关的内收发收到文件后，应拆封并在文件的右上角加盖收文章。收文章的内容包括收文机关名称、收文顺序号。收文日期和存档号(样式见附图七)，然后应进行收文登记。各机关由于各自的情况不同，收文登记的项目也各不相同。主要的项目有：

(1)收文(顺序)号：是指此文件在本机关今年的所有收文中是第几个文件收文章中的收文顺序号就是此号。

(2)收文日期：指收到此文件的时间。具体到月、日应写明时、分。

(3)来文机关：填写发文机关的全称或规范化简称。

(4)文件标题：如遇文件标题结构不全或无标题时，应根据文件内容自拟。

(5)来文字号：即登记来文完整的公文字号。

(6)密级：即登记文件的秘密等级。如无密级可不填，或划斜线。

(7)份数：有的文件往往会有几份重份，以便于收文机关的处理。应标清文件有几份。

(8)承办单位及签收人：本机关承办的部门及收文人员签字。

(9)处理结果：指对收文的办理情况和复文的发文字号，以及催办情况等。

(10)归卷号：指文件办理完毕归档所入的卷号。

(11)备注：需要注明的其他事项。

从以上内收发登记的项目看，收文号、来文机关、文件标题、密级等，都是记载文件的自然特征，应做到随收随登办、归卷号等项目，应在文件运行中随处理过程登记。

3、文件的登记形式

文件登记的形式无统一规定，一般可根据本机关的实际情况而定。概括起来，目前登记的形式有三种：簿式登记、联单式登记和卡片式登记。

(1)簿式登记

这是最常用的登记形式，所用的是“收文登记簿可分成分类登记簿和总登记簿两种。

①分类登记簿

通常，如果机关职权范围大、收文数量多，往往可按文件的来源适当分设若干本登记簿，如分国务院来文、省政府来文和市政府来文，或分上级机关来文、下级机关来文、同级机关来文等分别登记，以便查找。

②总登记簿

有些机关的收文数量不是太多，往往只用一本收文登记薄即总收文登记簿进行收文登记，来文按照先后顺序进行登记。也有的机关，采取在页边挖缺口或贴口取纸标志等办法，在总登记簿上进行分类。

采用簿式登记法，通常是将一个机关一年的收文登于一本(或数本)收文簿，其优点是全年的收文比较集中，装订成册易于保存和管理，不会丢失和散乱，便于文件的统计和催办。问题是查找使用时不太灵活，登错改正较为困难。

应当注意的是，凡采用簿式登记的，对需要办理的文件必须另填“文件处理单”。并将“文件处理单”贴附在文件的表面随文运转，以供文件在处理过程中标注拟办、批办等处理意见。

(2)联单式登记

这种方法是将收文按收进先后顺序一次复写登于几份联单上。采用联单式收文登记可根据本机关情况复写二一四联，也可以由内收发和部门收发在不同时间和地点分别填写，即内收发登记完后，保存此联，其余随文件一同送下一承办部门收发人员继续登记。

第一联至第四联的用途各不相同。第一联是收文处理单，贴附在文件表面，随文运转，以记录文件处理过程中的处理意见。第二联存于内收发处，年底顺序装订即成为机关的总收文簿。第三联存于承办部门处，年底顺序装订即成部门的收文槽。第四联由内收发作催办使用。

采用联单式登记优点是使用灵活，分类方便，一次登记各种用途都能满足。缺点是易散乱、丢失。形成的登记单多，不易保管和整理。

(3)卡片式登记

这种形式即采用“收文登记卡”进行收文登记。卡片式登记可以一卡填写一个文件，也可以一卡填写几个有内在联系的文件。卡片式登记的项目大致类同于簿式登记的主要项目。

采用卡片式登记的优点是较灵活，增删、分类排列较方便。可桉工作需要调整卡片的排列，便于多人同时登记。尤其是卡片式登记形式较符合计算机检索的要求，便于添加登录项目和输入计算机，因此卡片式登记形式有着广阔的前景。但它也有缺点：量多较易抽乱，占地较多，不易保管。有些机关把簿式登记与卡片式登记结合起来。使用时各取所长、不失为一种好方法。

4、文件登记的范围

文件登记的范围，是指哪些文件应该登记，哪些文件可不登记。由于各机关情况不同，这个问题没有统一界限。通常主要根据文件的性质、重要程度和实际工作需要来定。在较大的机关，收文数量多，登记范围可适当缩小些；在较小的机关，收文数量少，登记范围可适当放宽些。一般地说，凡属正式往来的行文、机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等都要登记。对本机关领导和工作人员外出工作和开会带回的文件以及外机关领导和工作人员带来的、对本机关工作有使用价值的文件也应登记在册。具体地说，下列文件材料是必须登记的：

(1)上级机关文件。包括领导性、指导性文件和需办理、需阅知的文件。

(2)下级机关文件。包括请示性、报告性文件等。

(3)同级或不相隶属机关联系性、商洽性或需办理的文件等。

(4)机密性文件和资料。

(5)各种机关召开会议形成的、对本机关工作有价值的会议文件、材料。

(6)其他重要的、有参考作用的文件。

一般地说，不重要的，公开的或事务性的文件材料，可以不登记，以提高工作效率。如：

①各种公开发表的文件，如命令、公报、通告等。

②各种公开的和内部下保密的出版物，如一般性简报、情况通讯、机关报刊等。

③各种事务性文书材料，如便函、事务性通知卡等。

④私人邮寄物品。

应注意的是，对领导“亲收”、“亲启”件是否应登记、处理，须由收件者本人或其委托拆阅人收阅后再定。

5、文件登记应注意的事项

(1)对无论以什么方式送达的文件，都应在清点检查无误的基础上登记。

(2)要注意分清轻重缓急。对一些急件、要件，应予以首先登记，并做到随到随登随办，以免误事。

(3)对登记的文件，应在文件的右上角加盖收文章。对没有标题的文件，应根据内容自拟标题，井用中括号括起，以便文件的运转处理。

以上文件的签收、拆封和登记三个环节完成后，文件的收进阶段即告结束。此后，文书处理就进入阅办阶段。

五、拟办

由机关领导人或部门负责人对某文件处理方法、原则所作的批示意见。重要的文件应由主管领导人或主要领导人批办。批办意见要明确、具体、分工与责任要批得合理。要制定承办部门或承办人及规定承办期限、文件传阅、传达方法、范围等。领导人批办文件时不能只签字不表态，或者批示含糊意见，或者文件传来传去，你圈我圈，都不明确表示办理意见，造成扯皮。所以，批办人必须在文件预留的批示栏或文件处理单上批办意见之后写明批办人姓名及批办日期。

拟办是指秘书部门对收文进行阅读后，根据文件的性质、内容和有关要求，根据文件的密级、时间要求、阅读范围、来文分数、同时考虑领导人分工，职能部门的职权范围和机关的实际情况，简明扼要地提出初步处理意见。在实际工作中，领导同志对拟办意见一般都比较重视，而且多数是同意拟办意见的，因此，提拟办意见要有全局观念，要准确具体。

拟办是一道重要而细致的工作程序，即直接关系到文件处理的质量，也关系到文件处理时效，因此，你办事要注意以下几点：

（一）认真阅读文件，对文件中提出的问题、要求，要看得清楚明白，这样才能提出切合实际的处理意见。

（二）要熟悉党和政府的有关政策，以及本机关工作各职能部门的历史与现状，这样提出的拟办意见既不“越轨”有“解渴”。

（三）为方便领导批示，要将与本文件有关的文件、资料，伏在后边，供领导参阅。

六、拟办意见

需要提拟办意见的，主要由上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件，本机关所属业务部门或下级主送来的请示性文件，平行机关或不相隶属机关主送本机关并需要答复的商洽性文件。

七、阅文

阅文是指组织有关人员阅读非承办性的文件。通过这一程序，可以保证应阅人员掌握收来文件特别是上级文件的精神，使文件：起到应有作用。这一工作，在大机关往往指定专人负责，在中小机关一般由办公室的文书人员负责。

组织阅文的方法主要有传阅、送阅和在阅文室阅等。

文件份数少而阅滨人员较多时，要组织应阅人员进行专阅。组织传阅要注意以下几点，

(一)合理调度，分清主次

传阅文件，一般要先送给机关的主要领导人、主管负责人和主管业务部门阅读，以便及时处理。其他有关阅知的对象，宜适当安排阅读时间。如有一时无暇阅读的对象，可适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，送领导的传阅件要分清轻重缓急，分别处理。

(二)认真管理，防止散乱

传阅文件耍以文书人员为中心组织传阅路线，各个传阅对象在收、退文件时，都要直接与文书人员发生交接关系，切忌传阅对象之间相互传递的

“横传”现象，以避免发生丢失，混乱，误压等问题。传阅文件要建立简便易行的手续，阅文者阅文后要在“传阅单’上签署姓名和写明阅读时间，防止不严肃，不负责任的画圈了事。

(三)及时督促，加快速度

在组织传阅过程中，要及时督促检查，设法加速传阅速度，缩短传阅的运转时间，送阅是指对需要阅读文件而不在机关的阅读人员，组织专人送阅，阅后及时收回。对下基层的领导人员，在家办公的顾问、离休老干部和病中行动不便的领导同志，均可采取送阅的办法阅读文件以利文件的及时处理。

为了确保文件的安全，方便对文件的查考，充分发挥文件的作用，有条件的机关应当设立阅文室，组织有关人员在阅文室进行定期或不定期的阅文。阅文室阅文，要在保密，安全、方便的原则下，订立严格的阅文制度。

阅文，无论是传阅，送阅，还是在阅文室阅，都必须严格执行上级关于文件阅读范围的规定，既不能扩大，也不能缩小，上级文件发至哪一级，原则上阅读到哪一级。机关内

部的阅文范围，按工作需要和领导批示确定。

八、呈文方法

文件的阅办阶段包括分办、拟办、批办、传阅和承办这几个环节。这个阶段是对文件在收进的基础上进行进一步的处理。

(一)分办

分办即把来文分别送交有关领导人阅批或承办部门阅办。

分办这个环节一般是由机关办公部门的文书人员(即内收发)、文书部门负责人或指定人员来承担的。在收文经过登记后，文书人员应认真阅看文件内容，并对所有来文进行分文。因为每天的收文通常不止一个，而且来文往往一个封筒里同一份文件会有好几份重份。文书人员应根据所收文件的性质、内容、办理要求，结合领导和业务部门的职责分工，分别理好，在贴附上文件处理单后分别放入相应的文件夹内以便下一步分送。对分文工作，不同的机关有不同的做法。

有些规模小、收文少的机关，在文书人员分文后，再根据领导的批办意见分送。有些较大的机关，文书人员在初步分文后，根据有关的原则进行分送。

1、分送文件的原则是：

(1)根据本机关顿导和各部门的业务主管范围，将来文送给相应的领导和业务部门。

(2)对有些重要文件和文书人员不能判定承办部门的文件，可先送机关办公室负责人，根据其意见分送。

（3)有些工作虽然没有明确分工，但以前有类似情况发生并巳完成的，可按先例分送有关部门。

2、分办应注意以下几个问题：

(1)应及时分办，防止文件积压，对急件应做到随到随办。

(2)分办时应首先保证机关主要领导人、主管领导人和业务主管部门的需要，以利于有关工作的及时开展。

(3)分送文件时，收文人员应履行签收手续，以分清工作责任。

文件的分办程序，是文书处理过程中的运转环节。这个工作环节实质上不是一次能够完成的。先要分文，然后是分送。分办起到了组织机关文书工作的作用，对提高机关的工作效率有重要意义。

(二)拟办

拟办就是指对来文如何办理预先提出建议和初步意见，供领导批办时作参考。

拟办通常由办公室有关人员如办公室负责人或具有较高能力相水平的秘书人员承担。实质上，前面“分办”环节中提到的“对有些重要文件，文书人员不能判定分送部门，可根据办公室负责人意见分送”，此“意见”即拟办意见。这里，办公室负责人具体履行了“拟办”的工作职能。

1、拟办的作用

拟办环节具体体现了办公秘书部门作为机关领导和各个业务部门工作的辅助机构，对领导工作的协助和参谋助手作用以及对整个机关工作的联系枢纽作用。通过拟办可以节省机关领导的时间和精力，并且有利于提高整个机关的工作效率和质量。冒为机关领导是机关工作的掌舵者，肩负着整个机关工作的重大责任。在处理具体问题时领导往往难以做到事无巨细，面面俱到。此时办公秘书部门有关人员提出具体的拟办意见，无疑会引起领导的重视，从而对领导的决定会有一定的影响。所以拟办意见虽然是建议性的，是初步意见，不是最终的处理决定，但对问题的处理，实际上起着重要的作用。

2、拟办的范围

是不是所有的文件都要拟办?对于这个问题，我们在了解了“分办”环节的要求后，已可以得出答案，即并非所有的收文都须经过拟办和批办再办理。一般地说，早有明确规定的文件、事务性的文件和不需具体办理的阅知性文件都不需要拟办，需进行拟办的文件主要有：

(1)上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件，如指示、批复、指示性通知等；

(2)下级机关或机关直属部门主送本机关的请示性或建议性文件，如请示、建议性报告等；

(3)同级和不相隶属机关主送本机关的商洽性、询问性文件，如问函等。

3、拟办的内容

拟办的内容即拟办的具体任务，是指有关拟办人员在认真阅读来文后，提出的初步处理意见。通常，拟办的内容写在文件处理单的“拟办意见”栏内，一般包括以下几个方面的内容：

(1)拟明批办人。即明确这一方面工作的主管领导、机关领导之间工作职能有具体分工。拟办时应根据文件内容和领导工作分工，明确文件应送哪一位领导批办，可注上：“请XXX同志阅批”字样。

(2)拟明承办部门。根据职能部门的工作职能和文件内容，写明来文应由哪个部门具体承办，井提出承办要求、时限等。如涉及到几个职能部门，还要协调好关系并指明主办和协办部门，可写“请XX部门阅办”或“请XX部门会同XX部门商办后将意见报XX领导审批”等。

(3)拟明阅读范围。对于需要传阅和传达的文件，拟办意见要提出传阅和传达范围、形式、时间以及由谁传达等，如“请XxX、XX、XXX传阅”等。

(4)拟明处理问题的方案。拟办人员往往还应有一些解决问题的实际打算和初步设想。如同意不同意下级的请示及其理由等。如果考虑有两种以上处理方案的，可以一井提出，并表明倾向性意见和理由。再如有些文件需提请XX会议讨论通过的，可注：“此件拟提请X月X日XX会议讨论”等。

(5)提供背景材料。有关问题如果曾经有过先例或有关方面有过相关的政策、规定等等，应尽量找到完整的材料送领导，以供批办时参考。

4、拟办的要求

由于拟办工作十分重要，拟办工作人员应高度重视这一责任性很强的工作。为使拟办工作对领导乃至整个机关工作发挥应有的积极作用，拟办人员应做到以下几点：

（1）热悉机关工作。办公秘书部门其实是机关的“中枢”部门，联系着整个机关的上下左右。拟办工作实质上是对整个机关的工作进行具体安排和分工。因此，拟办人员应清楚地掌握各部门工作的职权范围和业务分工，以及吾部门工作动态。只有这样才能进行合理的安排，提出正确的、有效的拟办意见。否则，会导致业务部门的不满和有关部门工作上的扯皮，直接影响机关工作的正常开展。

(2)吃透文件精神。一股来讲，发文机关的所有发文意图都记载在这一文件内，拟办人员必须从文件上弄清发文机关发出的所有信息，搞清来文提出的问题性质，是要贯彻执行、具体答复，还是组织传达?还要考虑来文的缓急时限和密级要求等因素。只有在此前提下，才可能准确地写出拟办意见。

(3)拟办意见应简洁明了。拟办意见不需要长篇大论。太长，反而突不出中心意图，让批办者和承办部门抓不住要领，起不到拟办应有的作用。拟办意见应简明扼要，直述意见。如果有几个方案，应同时提出自己倾向性的意见。总之，拟办意见应当简要、明确，而不应摸棱两可，含糊其词。

(三)批办

批办是领导人对来文应如何办理，对有关承办部门和承办人员提出批示性意见。

批办由机关领导承担，是机关领导行使其对本机关工作领导管理职能的具体形式。通过批办，机关领导可以及时阅读外机关的文件，及时掌握外机关和本机关有关方面的工作动态。机关领导通过批办环节而形成的批示意见，实际上是一种批示，具有决定性和权威性。在这里，机关领导以其所站的高度，从机关整体利益出发，向有关承办部门具体阐明对此文件办理的原则、方法、时限等要求。并具体安排承办这个文件的部门和人员，使这项工作的办理落到实处，使有关承办人员对自己的具体工作有明确的认识，有效地防止因责任不清、分工不明而相互推诿，拖延等现象。领导的批办意见，能使有关的工作人员产生做好这项工作的责任心和使命感。批办环节是机关领导对工作任务的完成作组织上、理论上的具体指示和安排，为机关重大工作事项得以顺利完成创造必备条件。

1、批办的范围及内容

批办的范围应该适当。如果范围太大，件件都送给须导批办，对机关领导来说势必会牵扯掉太多的时间和精力，而影响领导的其他重要工作。对整个机关来说，批办的范围太大，会使机关工作失去重点，没有主次之分，因而难以调动大家的工作积极性。如果批办的范围大小，应该批的重大问题、重要事项不批，则会造成领导不了解外单位和本机关的重要工作情况，无法加强对机关工作的领导，使承办部门工作达不到应有的要求，甚至造成部门之间扯皮、推诿的现象，对机关工作的开展带来阻碍。

下列文件应该予以批办，批办的具体内容有：

(1)对上级发来的重大方针、政策性文件和针对本机关的重要批示、指示性文件，应批明贯彻意见、承办部门和具体措施应传达的指出传达的范围和方法。

(2)对下级发来的重要请示，应批明予以答复的原则意见及承办部门：对重大问题的报告，应批明要否批转或阅知的范围等。

（3)对同级机关发来需要协办的有关重要工作的文件，应批明承办的部门、必要时批明处理原则、方法和要求等。

批办的内容应写在文件处理单的“批办意见”栏内。如果是上行文，还可写在文首部分的“批示域”处。

2、批办的要求和应注意的问题

(1)批办的章见要简明、正确。不能批“拟同意”、“阅”之类模棱两可的文字，更不能只划个圈不提具体批办意见。批办的意见要简洁、明确，所批办的承办部门应该符合业务分工，工作方法应该切实可行。对已有拟办意见的，应批明是否同意或者提出补充及纠正的意见；对涉及到两个以上部门会同处理的，应指明由哪一个部门主办。

(2)批办关系到整个机关的工作效率，所以批办应及时。尤其对紧急的文件不应耽搁，最好是随到随批，并批明处理时限。

(3)批办是一项很严肃的工作，批办意见写完后应写明批办人的姓名及日期。批办人的姓名不应只写一个姓，要写全名，日期要写明年、月、日，批办应使用钢笔，不宜使用圆珠笔、铅笔、红笔等。

3、拟办和批办的联系和区别

(1)联系：拟办和批办都是文件处理工作中的一个环节，都是对文件的处理、承办提出一定的原则、做法和要求，进行组织和安排，并注写在文件处理单上，都对文件的承办处理起重要推动作用。

(2)区别：

①承担者不同：拟办通常由办公室负责人或秘书人员承担，批办大多由机关领导负责。

②性质不同：拟办是提供给领导批办时作参考的建议性意见或材料，是初步设想或方案；批办是指示性、决定性的批示章见，是办文的最终依据。

③时间不同：拟办在前，批办在后，批办往往是在拟办的基础上进行的。

④书写位置不同，拟办写在文件处理单的拟办意见栏内，批办写在文件处理单的批办意见栏内，或写在上行文的批示域内。

批办市直机关负责人对拟办文件及拟办意见提出批示意见。文件拟办工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主任承担。

批办内容一般是指：该文件有哪几个部门或哪个部门负责处理；如何处理和处理到什么程度；对下级请示应予答复的原则性意见；重要文件和急件应限定处理的时间。

九、批抄

收文处理工作用语之一，包含“请批”和“抄发”两层意思。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。批抄包含在拟办过程中，就是给收文安排一个合理的流向。

一是仔细阅读文件，弄清文件是否需要办理、时限要求及密级，以便按要求及时、准确、保密地办好文件。

二是对需要办理的文件（包括需批准、批示、转发等），根据内容和领导分工，提请主管领导同志批示；需要职能部门办理的，则根据其职责分工，直接注请有关部门办理。

三是本着“方便工作、有利保密”的原则，确定抄发（分送）范围。

四是对须办文适时进行检查和催办，以免误事。

十、加抄

亦称加发。指来文经过批抄分发之后，又要增发某些单位和个人。加抄的原因大体有：

一是原来批抄时考虑不周，漏抄了某些直接有关的单位或个人。

二是因为情况发生变化，需要被发给原来没有抄送的某些单位和个人。

三是领导同志阅后批示要发给某些单位或个人。因此，加抄是收文处理过程中的补充程序之一。

十一、请办

指经授权的机关工作人员将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门办理。请办是拟办意见的一种，可在文件上注明“请╳╳办理”、“请╳╳阅处”，并加盖公文处理章。

请办工作的程序是：

一是仔细阅读原文，确认是否需要办理。主要解决什么问题。

二是根据职能部门的业务分工，确定由哪个部门办理（拿不准的可先电话联系）。

三是涉及几个部门办理的事项，需请一个综合部门牵头，以便协调。

四是在文件左上角注明，“请╳╳部门办”或“请╳╳商╳╳、╳╳部门办”；

五是注意及时催办和落实。

十二、请批

文书部门将收文送请领导同志批办，叫“请批”。请领导同志批办文件，一般要附上公文处理单，经领导同志批示具体意见。请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。

请领导同志批办文件，要向领导同志同时提供背景情况，供批示时参考。如果来文同本机关，其它机关以前发的文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文机关以前请示过同类问题，应将有关文件一并附上；如果来文机关以前请示过同类问题，应将过去的来文处理情况找出附上；以免领导在批示时，前后不一致，请领导同志批示，一般来说，有三种情形和三种写法：

一是经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻，下级请示问题如何解决有一个具体处理意见，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种或两种以上的处理方案，也一并提出，同时表现自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在公文处理单上写“请╳╳同志批示”，下边写上具体方案。

二是提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在公文处理单上写上，“请╳╳同志批示，拟请╳╳部门为主，会同╳╳部门处理”。

三是对重大问题不便发表意见的或者不能确定应由哪个部门承办的，则在公文处理单上注明“请╳╳同志批示”即可。

十三、传阅

传阅是份数较少的文件或一些非承办性的文件，需要有关领导人和有关部门、人员闽知的，由文书部门根据领导批示采取传递方式组织阅读的一个文书处理程序。

传阅作为文书处理的一个环节和文件运转的一种常用的工作手段，在机关工作中占有重要地位。通过传阅，机关内有关部门和人员可掌握文件的内容和意图，为承办环节打下基础，对领导商议决定工作事项、机关之间互通信息，交流情况起到重要作用。因为机关的各项工作通常需要从机关领导、部门负责人到各个业务人员协同合作才能完成。即使有些工作比较单一，可由某个业务人员一个人完成，其他相关的领导和工作人员也应该了解这件事和这个文件的内容。

经批办后的文件应由机关办公室的文书人员按领导批示内容和范围及时组织传阅。通常由文书人员把文件装在文件夹内进行传送。有些常规文件不需经拟办、批办环节，应由机关文书人员进行分办后，直接送有关部门和人员传阅。无论是阅办件还是阅知件，只有在有关人员传阅周知的前提下，才能进行承办。因此，传阅组织得是否合理，直接关系到机关各项工作办理的好坏及工作效率的高低。

在机关里，文件运行的次序应根据文件的不同内容、缓急程度来具体安排。通常，有领导批办意见的坚决按批办传阅的顺序办，没有批办意见的在文件份数少，阅办阅知人员及部门多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办的原则依次运行。对阅办件，首先迭机关的主耍领导、主管领导和承办部门，以便文件得到及时处理。同时要让需要阅知的领导和部门也能看到文件。对阅知文件，一般要按领导的排列顺序从前往后传阅。对需要领导会签或传批的文件，传阅时一般应按领导的排列顺序由后往前传，以便主要领导综合各位领导意见，最后作出决策。

（一）传阅的方式

文件传阅时，大多采用分送传阅、接力传阅的方式，此外还有阅文室阅读的方式。

1、分送传阅。这是比较常用的方法，如果文件有若干份，文书人员可以将文件分装几个文件夹，分别传送给相应的领导和部门，由他们阅文后退回办公室文书人员处：如果文件很少，则由文书人员按照批办(或拟办)意见中的传阅范围，把文件逐个送到阅文者处。先送第一阅文人，待其阅文完毕退回后，再送第二阅文人，依次传阅。均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。这种方法多用于传送文件给领导入员、阅文者比较分散以及传送保密文件的情况。这种方法的优点，在于可以明确地掌握文件的去向，有效地控制住文件，灵活地调度文件，避免积压和散失，保证文件运行的通畅。

2、接力传阅。这种方法用得也较多，通常先在“文件传阅登记单”的传阅范围栏内写清传阅人姓名，并排好先后顺序。然后把文件送交给第一阅文人，交待好由他阅毕传交给第

二阅文人。这样依次类推，在最后一个阅文人阅文完毕后将文件退还给文书人员。在文件传阅的过程中，文书人员应该对传阅范围较大的文件的运行方向和速度等问题予以密切关注，经常询问和查看，以防止文件传递线路偏出传阅范围之外和中途停滞。这种传阅方法多用于传阅人比较集中而且文件少、传阅人多的情况，接力传阅的优点，在于可以减少文书人员来回传送的时间和手续，加快文件运行的速度，提高工作效率，缺点是文书人员对文件的控制相对减弱，需通过经常了解来弥补。

3、阅文室阅读。采用这种形式阅文的机关往往另辟房间专作阅文室用，由专人负责管理。通常由文书人员通知阅文范围内的人员在规定期限内，前来阅文室阅文。在文件多、规模大、级别高的机关内，还根据文件阅读范围分设两个阅文室。如厅(局)级干部阅文室内的文件，往往密级较高，阅读范围较小；而一般干部阅文室的文件则阅读范围就较大。阅文室阅文的方法比较适用于文件少，阅文者多的情况，尤其对有一定时间限制的文件，采用此方法可有效地控制时间，防止被动。对经常在本机关外工作的阅文人员也较适合采用此方式。这种阅文形式，文件始终控制在文书人员的手中，有利于文件的保密，节省文书人员传送文件的时间和精力，提高文件运行的速度和工作效率。

以上三种方式中，第一种用得最为广泛，后两种情况各机关应根据实际情况，在条件具备的情况下才能采用。如接力传阅，在传阅过程中就切忌“横传”，否则这种方法就会失败。阅文室阅读则应有一定的房间、设备、管理人员及措施。

（二）传阅的要求

1、无论采用哪种方式传阅文件，都应填写“文件传阅登记单”。文书人员应在传阅前，填写好“文件传阅登记单”的有关内容，并把它附在文件上运行。凡传阅范围内的人员在阅毕文件后，应在“传阅人签名”和“传阅月日”栏里签全名并填写传阅日期。

2、时阅文人员来说，在文件传阅的过程中，不得“横传”，即除文书人员或领导委托外阅文人员不得擅自将文件传送给其他人。一切在中间环节需要传递的文件，都应统一由文书部门经办，否则将会导致文件的失控，使文件的时限、机密等要求无法得到保证，甚至导致文件的积压和丢失。

3、对文书人员来说，应该严格控制领导批办的传阅范围，不得任意扩大或缩小。对特别紧急或机密性很强的文件，应由专人及时传递。待领导阅批后，马上送其他传阅人员，直到传阅完为止，以加快传阅速度，缩小知密范围。

（三）传阅文件的具体方法

各个机关可根据本机关的实际情况，合理地组织传阅。通过传阅，不仅能让领导同志及时看到应该看的文件，而且能提高文件的处理效率。文书人员应重视文件的传阅环节，以高度的工作责任心做好这项工作。

传阅是指组织有关人员阅读一些非承办性文件。很多上级文件精神，通过这道程序，是应该知道的人员所了解。传阅文件时，应注意几点：

第一，在传阅文件较多的情况下，给领导同志送文件时，应对文件予以区分，如分作上级机关的指导性文件、需要批办或签发的文件、亟待处理的文件和一般参考性文件，以便领导阅文时，能根据时间多少对文件按轻重缓急分别处理，以保证及时了解上级文件精神和处理紧急文件。

第二，文件传阅不应“横传”，应退回秘书部门后再传，一面在“横传”中挤压或忘记去向。若领导人阅急件后直接转出时，应通知秘书部门。

第三，件退回后，发现领导又批示，要及时按批示意见处理有关事项。

第四，应建立“阅文室”，以加快传阅文件的速度，并避免文件有散失、泄密情况的发生。

十四、催办

催办工作很重要，但往往被秘书部门忽视，以致有些公文转出后没有回音。秘书部门应当避免这种现象的发生，要健全催办制度和岗位责任制。

第一,催办范围文件的催办工作分对内对外两种。对内催办，即对本机关内部承办文件情况进行督促检查；对外催办，即向其他机关对本机关或部门发出的文件的办复情况进行催询。

第二,催办方法催办的方式方法可以根据机关组织或承办单位不同而采用不同的方式方法。或当面催询，或电话催询，或发便函催办等。

第三,催办内容催办是对文件承办工作的检查和督促，这是避免办事拖沓、文件积压、加速文件运转的重要措施。

催办是对限期办复或领导指定的公文办理的督促于检查。包括内催办和外催办。内催办是对本机关收文处理情况的督促于检查，大机关由专设机构或人员负责，一般由内收发监管。对外催办是本机关发文处理情况的催办，向受文者催询办理或答复，一般由文件承办人负责。

十五、承办

承办是文件处理工作的关键环节，指机关有关部门根据批办和拟办意见，具体处理文件。

承办工作中，应该做到迅速根据批办和拟办意见，考虑处理执行文件的方案或计划。方案或计划需要领导批准同意的，要得到回复后再办；如果领导已有具体处理意见，或由政府法令可循的，应负责办理，并将处理结果及时报告领导。凡属几个单位或部门联合承办的文件，主办部门应主动做好协商工作，协办部门或单位应积极配合；承办任务多时，应分别轻重缓急，保证重要文件，优先办理。

承办性文件主要指：请示、报告、函等。

承办是公文处理的中心程序，包括对公文的执行、办理或撰文答复。承办公文时，凡领导已作明确批示的按领导批示办理；未经批办的可根据法律、政策、惯例、领导人口头指示等酌办。遇有困难或情况发生变化及时报告和请示。

十六、办复

办复是指对下级的请示、上级的询问，同级和不相隶属及关键的函件等需要答复的文件，办理完毕后对来文机关作答复。答复的形式可采取函复，电复或面复，以可以用下达计划，劳动指标和编制拨款等落实性措施予以答复。

（一）函复

即用行文的形式答复。这有两种情况，一般情况是，由承办人代拟文稿，经部门负责人审查签署后，连同交办文件及领导批示一并退回交办机关的办公（秘书）部门审核送领导签发。即由承办人拟好文稿后，送交部门领导人签发，交办文件可留本部门立卷存查。这种情况不多，必须有领导授权方可。

（二）口头答复

对于下级机关来文请示的比较简单的问题，或者不同意来文所请示的问题，可以不必行文，而以口头方式答复。口头方式，有的用电话，有的用面谈。但传达处理意见后都要作记录。记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。

（三）复印领导批示

有些下级来文领导批示了具体的处理意见，就不需要再行办理。这时就可以将领导的批示直接复印后发送来文机关，以减少程序，提高办事效率。

（四）就地处理

有些比较复杂的问题，需要承办人或承办部门负责人出面带着审定的处理方案前往来文机关就地研究解决问题，传达处理意见。必要时，要形成会议纪要，作为结案的依据。如无纪要，也要处理记录以备查。

（五）统筹安排

有些请示性文件，不能来一件复一件，需要从整个地区或部门进行统筹考虑。这类问题虽然也需要办理，但需要通盘考虑，一般可以在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。

办复无论采用哪种形式，都要将答复意见和办复情况在《文件处理单》上注明，以备查考。