（二）如何办公文
公文种类多达十多种，这还不算一些常用的应用文体。这里，我仅举上几个例子来说明。
首先，如何撰写会议纪要。撰写会议纪要也要把握三要素。
一是忠于原意。在市政府常务会议或市长办公会议上，各位领导发表意见的表达方式不一样，说话的角度不一样，你必须抓住领导表达的原意。会议主持人的讲话应该是会议纪要的主体内容，应该以此为会议基本精神，再吸收其他参会人员意见，加以整理、归纳。而我们现在有些同志撰写的会议纪要经常跑题了，有些甚至把自己的思想和认识加了进去。所以说忠于原意非常重要。
二是抓住要害。纪要中强调什么？决定了哪些事项？解决了哪些主要问题？要去粗取精，抓住关键，不可漏项。
三是便于操作。要把大家讨论的意见用合适的语言表达出来，便于下级和有关部门操作。支持什么，反对什么，调整什么，改变什么，态度要鲜明，表述要准确，且通俗易懂，力戒让人不知所措。
其次，如何写请示。请示、报告、汇报三种文体的使用是有差别的，现在大家经常混用，这是不行的。需要上级解决问题、必须回复的用请示。
写请示有三要素，一是说明现状。用最简洁的语言先把情况、动因、意义写清楚，让领导对情况有一个基本了解。二是把所反映事件的实质说清楚。要写明请示的要害内容在哪里，部门的分歧在哪里，解决问题的焦点、难点在哪里。三是要提出解决问题的倾向性意见或者叫参考性意见，便于领导决策。我们有些请示，前面情况讲了很多，到底请示什么却含糊不清。所以，写请示要抓住问题的关键，反映情况，分析问题，提出建议。
第三，如何写报告。报告也有三要素，即形势任务是什么，问题挑战在哪里，措施建议有没有。省政府召开了会议，要求各地报告贯彻情况，市政府必须把怎么贯彻的和下步如何安排部署的以及贯彻实施过程中会遇到哪些问题，如实向省政府报告清楚。报告主要是告知，让领导了解情况，一般不需要批复。
作者： 黑龙江省人大常委会副主任李显刚 来源：豆丁网
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