成都大运会具有政治要求高、工作任务重、筹办时间跨度长等特点，档案来源广、类别多、数量大，我们坚持把档案工作融入申办、筹办、举办全过程各环节，将提前谋划、主动服务、全程参与贯穿全周期，使成都大运会档案工作成为重大活动档案管理的生动实践。
一、全周期参与，着力压实责任、健全制度、明确标准
构建三级责任体系。将档案工作纳入大运会执委会工作内容，明确档案工作分管领导、责任处室、档案员，构建起执委会统一领导、档案部门监督指导、档案专班牵头负责、工作部具体落实、各方协作配合的工作机制。2018年12月，成都市获得第31届世界大学生夏季运动会举办权。在成立大运会执委会之初，成都市明确将大运会档案纳入大运遗产项目统一管理、作为城市记忆永久保存，并吸纳档案部门为成员单位，统筹负责大运会档案工作，明确市档案局监督指导、市档案馆业务把关职责。市档案局、市档案馆组建成都大运会档案工作专班，专门负责档案收集整理、保管利用。
制定“1+10”制度体系。坚持把档案制度建设作为基础工作来抓，以执委办名义印发《成都大运会档案管理办法》，重点明确大运会档案工作的重要意义、主要任务、机构设置、人员配备和职责分工，明确各工作部档案收集范围，为大运会档案工作顺利推进提供了依据。紧跟筹办工作进度，陆续印发加强声像和实物档案收集移交、加强测试赛档案收集移交、加强赛时赛后档案收集移交等10项配套档案工作制度，以通俗易懂、简单明了的菜单方式，把“收什么、怎么收、谁来收”的标准要求明确到部门、落实到人。
夯实过程管理体系。结合召开大运会执委会会议，以书面或口头形式通报档案工作推进情况，明确下一阶段档案工作重点。档案专班每周召开工作例会，复盘总结、统筹部署，并协调解决工作中的难点问题；深入各工作部了解进度，督促检查档案收集情况，适时提供专业指导。建立大运会档案通联表、沟通群，集约高效开展互动交流，及时安排任务、通报进展、督促落实，确保大运会档案工作规范有序推进。
二、全链条管理，抓好收集整理、保管保护、活化利用
源头收集整理。坚持大运会档案随时形成、随时收集、随时归档，档案员第一时间收集材料，按月集中移交档案专班，面对面清点校核、逐份交接。市档案馆安排专人，紧跟各项赛事进程，深入一线开展现场采集，全方位留存大运会声像资料。坚持边收集、边分类、边整理，设立全宗专门管理，不定期集中开展档案整理及数字化工作，规范开展组件、分类、排列、编号和编目，建立大运会档案专题目录和专题数据库，实行专题管理。
安全保存保管。把档案安全作为高压线，在大运会执委会集中办公区设置专用档案库房，配备必要的设施设备，落实日常巡检、出入登记等制度规定，保证大运会档案安全。建成投运线上大运会档案管理系统，实现基于网络环境下开展档案收集整理、保管保护、共享利用一体化管理，运用防篡改和防窃取关键技术，确保档案信息安全。
拓展延伸利用。充分挖掘大运会档案资源，积极助力成都大运会博物馆建设，着力丰富博物馆馆藏实物藏品、影像及电子文档资料。深挖大运会档案信息，为撰写赛后遗产报告、城市影响报告等提供资料参考，为体育类院校提供研究范例和实践佐证。系统总结大运会档案工作做法，形成标准化、规范化操作模式，为后续筹办重大赛事活动提供借鉴。
三、全要素保障，做实技能培训、督查考核、激励引导
强化技能培训。针对成都大运会受疫情影响两次延期、工作部调整优化、档案员普遍为兼职、专业素养较弱等实际，市档案局、市档案馆先后组织多轮档案业务专题培训，重点讲解档案收集范围、移交标准和保管要求，为大运会档案工作开展提供人才保障。
强化督查考核。将大运会档案工作纳入市委市政府目标绩效考评体系，督促各单位抓好工作落实。加强日常督促检查，对档案收集不齐全、报送不规范的，档案专班及时提醒提示，确保工作质量。
强化激励引导。结合全市档案工作会议，对在大运会档案工作中成绩优异、主动担当作为的单位和个人，以市委办公厅名义通报表扬，努力营造抓好大运会档案工作的良好氛围。
（来源：《秘书工作》，作者系四川成都市委副秘书长、市档案局局长）
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