会场服务是会务工作的重要内容，会场条件及服务保障水平直接影响会议的质量和效果。做好会场服务，要在会场选择、现场布置和外围保障三个环节上下功夫、求实效。

一、坚持“三个原则”，注重会场选择的科学性

地点要合规合理。《党政机关厉行节约反对浪费条例》规定“严禁党政机关到风景名胜区开会”，不少地方也要求“应安排在本单位或本系统内部会议场所或财政部门确定的会议定点场所开会”，这些都是确定会议地点必须遵守的基本要求。除此以外，选择地点还要综合考虑会议主题、形式、规模等因素，比如临时召集、会期较短的会议，应当按照就近原则安排会场；会期较长、规模较大且需要安排住宿的，会场要尽可能靠近住地，最好安排在集就餐、住宿、开会于一体的地方，避免参会人员在路上花费较多的时间；专题读书班、学习研讨班等培训类会议，除满足上述条件外，还应考虑周边环境、交通设施等因素，尽可能安排在干扰少的地方。

大小要适度适中。容量方面，既要能够容纳全体参会代表、工作人员、媒体记者等，但也不宜过宽过大或过窄过小，过宽会显松散空荡，过窄则有拥挤之感。比如，参会人员为100人，那么会场容纳人数应该在120～140人之间为宜。疫情防控期间会议需加大座位间隔距离，因此会场容量也应相应扩大。数量方面，不同类型的会议对场地的要求也不尽相同，要充分考虑会议内容、议程安排、客观需要等多种因素。比如党代会、人大政协会、党委全会等，除召开大会之外，一般还安排分组讨论，那么在会场选择时就应根据分组讨论的安排来确定相应数量的会场。

设施要齐全齐备。设备设施是选择会场需要考虑的重要因素。会前应到会场进行实地勘查，确保会场具备举办会议所需的电源、灯光、音响、投影仪、LED电子显示屏、桌椅、茶杯、席卡等设施设备，话筒、音响必须提供备用设施以备不时之需。如需设立分会场远程参会，则还要提前准备好设备，做好会前联调联试，确保会议进行时的画面、声音均处于正常工作状态。此外，还要充分考虑停车问题，根据参会人员情况通过发放不同通行权限的车辆通行证、标注不同类型的停车位等方式，实行分类分区引导，保障车辆有序通行和停放。

二、把握“三个关键”，突出现场布置的实效性

时间宜早不宜迟。谋划要早，会议方案起草前就应对现场布置有个初步设想，尤其是大型会议，规模大、环节多、要求高，不少还有“会中会”。现场会、观摩会要实地考察、现场调研，涉及多部门多区域的，还要制定分工方案，明确任务、压实责任。准备要足，会议用品的采购、会徽会标的制作、周边氛围的营造都需要一定时间，要做足思想准备、人员准备、物资准备，有时甚至宁可备而不用，也不可用而无备。行动要快，不少会议特别是临时性会议时间紧、任务重，很容易手忙脚乱，这就要求会务工作者平时多做有心人，熟练掌握各种会场布置的形式、程序和要求，接到任务后反应敏捷、行动迅速，做到忙而不乱、忙中有序。

形式宜简不宜繁。突出简洁明了。会场布置的形式有很多，党政机关会议要求简洁、大方，一般采用报告会、座谈会两种形式。传达会、部署会等采用报告会形式居多，给人以正式、庄严之感；汇报会、讨论会等采用座谈会形式居多，给人以亲切、轻松之感。突出恰当得体。会议主题不同，氛围营造也不一样。比如党的代表会议要求大方，庆祝大会要求喜庆，座谈会、讨论会要求轻松，纪念性会议要求隆重，日常工作会议要求简洁。突出规范严谨。会标设计、会徽悬挂、旗帜摆放、标语制作、座次安排都要符合要求、切合主题。比如主席台的设置要从会议性质、领导人数、空间大小以及方便出入等方面综合考虑，不能随心所欲、千篇一律。

检查宜多不宜少。会场布置完后，检查必不可少，要做到“五多”：多想一点，重点是对照会议方案多琢磨、多思考，想想是否还有落实不到位的地方；多问一句，会场布置尤其是大型会议涉及事项多、参与人员多，同事之间多问一句，既有利于加强沟通、集思广益，也便于发现一些问题和隐患；多看一眼，布置会场后尽可能多看一眼，看看会标会徽是否牢固周正、席次席卡是否准确无误、氛围营造是否符合规定等；多试一下，党政机关会场虽然相对固定，但也不可麻痹大意，更不能因为情况熟悉而抱有侥幸心理，要对会场照明、通风、投影、录像、空调、话筒等设备多次调试，确保万无一失；多过一遍，一个会议就像一部完整的电影，由很多场景组成，而会场只是其中一个重要片段，现场布置后要在大脑里一幕一幕地多过几遍，尤其是会议+颁奖、会议+合影、会议+会见、会议+参观等多环节、多议程的会议，更要周详考虑、周密部署，必要时还应彩排和演练，确保衔接紧凑、有条不紊。

三、确保“三个到位”，强化外围保障的安全性

确保防疫安全到位。疫情期间会议场地服务重点要做到“三加”：程序上加环节，即做好会场通风消毒工作；物资上加配备，即配足会议所需的医用口罩、免洗消毒液、测温仪等防疫物资；布置上加间距，即尽量选择空间充足的场地，适当加宽座位前后左右之间的距离，确保防疫安全。

确保保密安全到位。涉密会议一般应选择单位内部符合保密要求的场所召开，也可以在具备良好保密环境、软件和硬件均符合有关规定的场所进行。会前应请保密部门对住地、会场及其他活动场所的保密环境和提供会议使用的通信、办公、扩音设备的保密性能进行安全保密检查。会场内设置屏蔽仪，会场外摆放屏蔽柜，严禁与会人员携带手机、电脑、录音笔等电子器材进入会场，加强对涉密纸质文件的管理，以防失泄密事件发生。

确保消防安全到位。除做好日常消防安全检查外，会前应对会场进行全面检查，如消火栓是否完好、消防门是否正常、消防通道是否畅通，通过吹烟和点火测试烟感器及温感器是否灵敏、灭火器是否有效等，并对发现的消防安全隐患逐一落实整改。大型会议要准备消防应急车在场外待命，必要时还应开展消防演练，筑牢安全防线。

（来源：《秘书工作》，作者单位系湖南省委办公厅会议接待处）