会风见作风。我们常讲，改进会风，务求实效。讲实效，既讲实在的效果，也说实际的效率。如何高效组织会议、有效控制时间、圆满完成工作？我们可以结合“1+3”办会模式，一起讨论，寻找答案。
一、所谓“1”，就是树立一个理念
树立重在务实、要在充实、贵在落实的办会理念，坚决破除形式主义、官僚主义，提高会议效率，提升工作质量，改会风、转作风、树新风。
坚持问题导向办会。开短会、讲短话、戒空话、去套话，把精力放在解决问题上，把时间用在落实工作中，瞄着问题去，追着问题走，多开事半功倍的会。
坚持创新思路办会。充分运用新思路、新办法、新技术控制会议时间，突破僵化模式，改进会议形式，使长会变短、短会变实。
坚持精简节约办会。严格控制会议的规模和时间，减少人力、物力、财力投入，实现会议效益最大化。
坚持建章立制办会。先立规矩后开会，对照中央八项规定精神和相关要求，填空白、补短板、疏堵点，加强制度建设，完善机制保障，注重规范与效率之间的平衡，用制度管会，让规矩控时。
二、所谓“3”，就是把握三个步骤
做好会前功课、会中提醒和会后小结，从环节入手，细节落脚，出“组合拳”，打“主动仗”，找准高效会务的切入点和突破口。
（一）做好会前功课
谋划在前。会前主动熟悉会议情况，紧紧围绕会议主题，着眼议程安排、议题设置、议事环节等方面，优化会议流程，科学安排时间，拿出一份能操作、可落实、高时效的会议方案，掌握高效办会主动权。
推演在前。会前静下心来，在脑海里全程推演各个环节的时长。带着问题意识来推演，本着实战精神去解决，对可能延时的环节，提前有对策；对可能超时的人员，提前去对接；对可能拖时的事项，提前去优化。比如，一些有人上台发言的会议，可在台口附近预留一个机动座位，前一位上台发言，后一位到此等候，快速衔接，节省时间，等等。要多做实战推演，不做“纸上谈会”。
热身在前。打足提前量，热身很重要。要重视会前的沟通协调工作，讨论复杂议题，提前召开通气会协商；议定重大事项，提前征求各方面意见；召开一般会议，如无保密要求，提前分发材料、周知议题，让与会人员提前热身准备，提前进入状态、熟悉情况，有的放矢发言，节省临时研阅和会上思考时间。
（二）做好会中提醒
一次会议，既有既定安排的程序性因素，也有随机出现的不确定因素，有效控制会议时间，需要现场的有效引导和时间管理，重点做好“会中六提醒”。
一是开门见山郑重提醒，简明的开场白，讲清会议的时长、发言的时限，共同尊重遵守会议规则。
二是叫停跑题策略提醒，引导大家围绕中心议题充分讨论、发表意见，出现跑题情况时，有策略地叫停，把发言内容控制到当前议题上，聚焦实质性问题的讨论。
三是控制节奏合理提醒，掌握每项议题讨论时间的主动权，要对冗长的演说、无边的漫谈、过细的阐述或不善言辞的拖沓，引导发言人及时亮明观点，要用最简单的话，讲清最关键的事，合理控制会议节奏，不因环节进度影响整体进程。
四是针对超时巧妙提醒，要强化发言限时约定，称职的主持人，不是超时的“老好人”，而是守时的“当家人”。提醒的方式有多种，递个纸条、给个眼神，指指手表、看看挂钟，或直接重申时限要求。在这方面，设置语音提醒也是一个不错的方法，提前录制两句语音提醒，现场计时，到时播放，如“您的发言时间还有一分钟”“您的发言时间已到”，公平发言，公正限时。
五是化解分歧客观提醒，会议出现与议题无关的长时间争辩，这既是与对方观点的较真，也是与会议时间的较量，无聊的争论要打断，有益的辩论要引导，不要让宝贵的会议时间与漫长的争辩过程赛跑。
六是现场研判即兴提醒，一些小范围调研会，可围绕主题现场出题，即兴提醒，不需照本宣科，共同轻松答题，主题聚焦了，气氛轻松了，时间也宽松了。
（三）做好会后小结
小结不小，值得重视。将“有效控制时间”纳入小结范畴，便可梳理出与控时提效有关的诸多会务要素，比如：会后对照议题用时、发言用时、转场用时、休会用时、合影用时、视频用时、材料用时、主持用时等情况，梳理完善控时措施。以“材料用时”为例，可小结如下：这次会议，通过精简压缩汇报材料字数控时情况如何；口头汇报材料转为书面提交材料后省时情况如何；汇报方式优化为PPT形式后用时情况如何；等等。要做到动态完善，常态积累，在研究状态下工作，在总结规律中改进，一会一小结，一会一提效。
（来源：《秘书工作》，作者：宋惠民）
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