函在行文方向上，不仅可以在一个系统内部平级机关之间行文，而且可以在组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的机关之间行文，如《××省住房和城乡建设厅关于赴××省考察学习城镇老旧小区改造工作经验的函》，××省住房和城乡建设厅给省财政厅去文《关于商请安排既有住宅加装电梯工作经费的函》，《××省住房和城乡建设厅关于省×届人大×次会议期间提出建议答复意见的函》答复省人大代表所提的建议，等等。函的这一特性，体现在拟制中，需要把握好一个“平”字。
一、写法相对“平稳”
一般来说，函的行文都较为灵活，可以有公文版头，也可以没有，版头包括发文机关标志、发文字号、分隔线等要素。
标题一般由发文机关名称、事由和文种构成，如“某部门关于征求某事意见建议的函”；也可只由事由和文种构成，如“关于报送某项工作推进情况的函”。
可以有结束语，也可以没有，结束语可以是常用的“特此函询（商）”“特此函达（复）”等；如要对方回复，则用“盼复”“请即函复”等；如属便函，也可和普通信件一样用“此致”“此复”等。
二、口吻讲究“平和”
函主要用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批等事项，一般不涉及重大、复杂事宜，多为工作中需要对接的事务性问题。
因此，无论是发函还是复函，口吻要平和委婉、讲究礼节、注意分寸，即便双方对某事项意见不同或对某问题态度各异，也要做到尊重对方、有商有量，多用“建议”“恳请”“可否”等商量用词，慎用“必须”“务必”等指令语气。
三、内容必须“平实”
函的总体写法是直陈其事、开门见山，其内容具有平实的特点。
开头一般简要阐明发函目的和缘由，直接转入承接语，如“现将有关事项函告如下”；如为复函，一般直接阐述“某函收悉。现将有关情况反馈（函复）如下”。行文主体也可与行文缘由合为一段，如该事较复杂，也可分条列项书写。
发函关键在于把需要商洽的工作、咨询的问题、请求批准的事项表达清楚。复函主要是回应我方的态度、意见和建议。要摒弃不必要的套话、空话。同时，函一般要求“一函一事”，宜短不宜长、宜简不宜繁。
除此之外，函等公文的办理，要从繁文缛节中跳出来，从文来文往中走出来，做到少发文，尽量不发文。特别是一些征求意见的函，能电话解决、当面反馈的就不发文。
办理公文是一个清苦、细致活，要有一颗平常心，精益求精，力求零差错、零失误、零耽搁。
（来源：《秘书工作》，作者系江西省住房和城乡建设厅办公室副主任）
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