为筹备好重大活动，筹备单位往往选派一批人员组成临时性工作机构负责各项筹备工作，一般称为工作专班。工作专班首先要设立办公室（或综合组），承担办文办会、督查督办、保密档案管理等工作，发挥沟通上下、协调左右的职能作用。
重大活动工作专班承担的任务十分繁重，受领导关注度高、工作标准严、筹备时间紧，一般为半年至一年，有着“临时搭台、马上唱戏”的工作节奏，而且越到临近举办，各方面要求越高。筹备过程中，涉及众多部门单位的通力协作和密切配合，需要根据实际情况及时调整工作计划。
为了更好应对重大活动工作专班各项任务和挑战，专班办公室自组建起就需要加强顶层设计、提前谋划，做到任务清、机制明、举措实，认真履行“枢纽窗口、参谋助手、协调落实、服务保障”的工作职责。
一、建机制，坚持规范先行
从专班办公室组建之初，逐步建立专班议事规则、公文办理、公章管理等有关管理办法，明确专班日常文件、会议、督查等事项的要求、时限、流程，以便做到权责清楚，避免“打乱仗”。在领导层以下建立牵头人机制，明确执行层面工作牵头人及工作职责，避免专班各部门因工作机制不明、权责不清而造成衔接不畅。
二、强队伍，提升工作水准
专班办公室发挥强有力作用，离不开一支强有力的队伍。特别是专班办公室各内设机构负责人责任重大，他们既要当指挥员，又要当战斗员，应优先选择具备大型活动组织经验的人员担任。授予内设机构负责人一定程度的选人权，配齐配强内设机构工作人员，抽调人员做到新老结合，形成以老带新的工作格局。
对于一线工作人员，应坚持德才兼备、以德为先，要具有负责的工作作风和无私的奉献精神。同时，建立人才资源库，利用重大活动工作专班的锻炼机会，培养一批具有实战经验的储备人才，由组织人事部门建档备用。
三、善协调，形成工作合力
注重工作实效，换位思考、精准协调，结合实际情况，精减常规性的会议、材料任务，让各部门把更多的时间和精力用于推进工作、解决问题上。
加强督查督办，采取倒排工期、挂图作战的方式，以颜色标识等可视化形式，对领导决策部署、问题改进等重点工作逐一销账，确保任务落地落实。建立应急工作预案，提前考虑重大活动面临的天气、交通、疫情等方面的突发情况，把应急任务拆解并明确到具体单位、部门，形成工作合力。
四、重基础，做到善始善终
做好内外联络基础工作，建立“一图一表一录”，梳理专班对内对外的组织架构图，厘清上下级的隶属关系；制定工作任务表，梳理需要协调的任务；及时更新完善通讯录，汇总有关单位联系人、联系方式，特别是办文办会相关联系人。
注重强化保密工作，严格执行保密纪律，组织开展保密学习、全员签订保密承诺书，配备保密设备设施，把保密要求落实到文稿起草、会议组织等各个环节中，确保万无一失。同步开展归档工作，明确专人负责档案工作，建立内设机构档案联络员制度，做好各类文件、图片、实物的归档，留下宝贵档案。
五、抓党建，激发内生动力
注重发挥基层党组织的战斗堡垒作用，建立临时党组织，更好地统一思想、团结人心、鼓舞士气。加强思想政治工作，引导党员干部提高认识，通过参与重大活动筹备，进一步感悟初心、锤炼党性，增强荣誉感、使命感、责任感。
注重发挥示范带动作用，办公室负责人以身作则，带动其他党员干部积极投身工作。要做好关心关爱工作，针对加班多、任务重等情况，帮助干部职工解决工作生活上的实际困难，充分调动大家工作积极性，营造奋勇争先、全力以赴的良好工作氛围，为圆满完成重大活动筹备工作打下坚实基础。
作者：万晨；来源：《秘书工作》
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