正式会议前召开的协调会，会务工作人员习惯称之为“会前会”。“会前会”一般由会议秘书组负责召集举办，着眼做好会议筹备工作，进行思想认识的集中动员、职责任务的集中部署、流程要素的集中推演、风险隐患的集中评估，是科学高效办会的重要步骤和途径。

紧扣需求 准确把握“会前会”的主要任务

开好“会前会”的目的在于统一思想认识，统筹各方面力量，明确目标任务，细化标准要求，保证筹备进度，全力跟踪推进，确保正式会议顺利圆满召开。

明确指导思想和工作思路。不同主题的正式会议，筹备工作的指导思想和工作思路不尽相同。召开“会前会”，就是要学习领会正式会议的目的意义、主要内容，明确筹备工作的总体考虑、步骤安排，真正做好思想动员，确保工作方向不发生偏差。比如，我省第十二次党代会前夕，省委副书记主持召开筹备工作“会前会”强调，党代会是全省人民政治生活中的一件大事，各有关单位要提高政治站位，围绕“形成一个好报告、选出一届好班子、开出一个好会风”的要求，扎实做好各项筹备工作。“会前会”深入开展政治动员，提升了工作部署的权威性，收到良好效果。

明确机构设置和职责分工。“会前会”要对筹备工作的牵头负责人、工作机构的分组安排、各工作组的负责人及其工作任务等，一一进行明确。工作机构一般设置综合协调、材料新闻、生活保障、安全保卫等四个方面，根据正式会议的规模级别和实际需要，可进行相应增设、合并或优化调整。比如，省级党代会的工作机构一般增设组织组、纪律作风监督检查组，材料新闻方面分别设置材料简报组和新闻宣传组。根据疫情防控需要，还要设置疫情防控组。

明确需要协调解决的重要事项。筹备召开规模较大的会议，往往需要协调解决跨系统、跨部门的复杂事项。“会前会”要认真分析形势任务，研究制定措施办法，统筹有关方面互相配合，理顺工作机制，形成工作合力。比如，我省召开某次现场工作推进会，由于会场位于建筑施工单位的办公楼中，周边环境复杂。为此，我们在“会前会”上安排公安、消防等有关部门共同做好工作，确保万无一失。

紧跟节奏 精心策划“会前会”的组织安排

“会前会”要根据正式会议的筹备节奏，精心组织策划，周密部署安排。

选好时间地点。“会前会”的召开时间，要根据筹备工作进度确定，开早“夹生”，开晚误事，一般在正式会议前2至3天为宜，如筹备工作量大，可提前一个月召开。“会前会”大多为内部会议，地点一般选在机关，为方便实地督导，有时安排在正式会场附近。

列明参会人员。要按照精干管用的原则，详细列出哪些部门单位的哪类人员参加会议。尽量明确主要负责同志、分管负责同志、相关业务处室负责人以及人员数量等。有些负责专门领域的工作人员可直接指定其参会。

拟定会议议程。“会前会”一般由负责筹备工作的领导主持，先由承担综合协调的负责人介绍情况，再作交流发言，最后由主要负责领导讲话。议程可根据实际适当调整，比如可安排参加前期工作的同志介绍情况。

撰写会议文稿。“会前会”的主持词和领导讲话稿，一般由会务工作人员或由承担综合协调工作的人员参与完成。在主持词中，要准确表述正式会议的主题、筹备工作的总体考虑，以及交流发言的人员顺序；在讲话稿中，要明确指出会议筹备组织工作相关方面各阶段的目标任务、完成时限，确保筹备工作顺利有序推进。

紧盯时效 着力强化“会前会”的现场管理

“会前会”以协调为主线，以务实为遵循，要坚持精简、紧凑、高效的办会原则，严格要求，严肃纪律，强化管理。

报到管理。严明到会纪律，不能到会要提供请假理由，迟到早退要说明具体事由，替会人员名单要提前上报送审，坚决防止因缺席会议造成职责缺位。安排专人负责会议报到，在会场入口核实身份、登记信息，强调保密要求，确保参会人员遵守会议纪律，无关人员一律不得进入会场。

座次管理。根据协商座谈的形式布置会场，一般设置为回形桌、围坐式。要将工作机构中各工作组组长、副组长，就近安排在主持人周边就座；将介绍情况人员和工作任务重、协调事项多的负责人，优先安排在内圈就座。要在内圈尽可能多地安排座位，为充分沟通交流、高效议事协调提供保障。

材料管理。对正式会议的方案、筹备工作的机构设置和职责分工等文字材料，区别涉密等级，落实保密要求，严格加强管理。有的可随会议议程、人员名单在会场摆放，会后带离；有的需在会前编号印发，会后统一收回；有的涉密等级高，只能口头传达部署。实践中，我们曾探索将涉密职责任务等相关内容，摘录打印、分别密封，“会前会”现场对口发放、亲启阅读，实行“点对点清单部署”，收到良好效果。

紧抓落实 跟踪推进“会前会”的议定措施

“会前会”议定的工作措施，会后需进一步抓紧抓实，确保落地落实。

量化目标任务。根据“会前会”的协调结果，充分吸纳会上提出的意见建议，及时修改工作机构的职责分工。根据分工明确任务，对各工作组的工作任务，分别标明条目、罗列清单。对照正式会议的召开时间，倒排工期，划分阶段，明确各阶段、各工作组的任务标准和完成时限。目标任务的量化安排，要经审批确认后，及时发有关单位对照执行。

细化方案流程。各工作组根据分工安排和任务量化情况，尽快细化各自工作方案，明确各口工作思路、时间节点、方法步骤、牵头负责单位、人员力量调配、工作要求和注意事项等。围绕专项工作任务，制定专门的细化方案。比如，生活保障组可细化制定食宿安排方案、车辆使用方案、疫情防控和检验检疫方案等。要组织推演工作流程，围绕每项具体的工作任务，研究每次实际操作的步骤环节，对照流程进行模拟演练，发现难点堵点，解决问题困难，切实提高工作标准，确保不发生疏漏。

优化联络机制。各工作组分别确定一名联络人，专门负责工作组之间具体事务的协调对接，缩减沟通层级，提高工作效率。综合协调组掌握全部工作人员名单和联系方式，实行备案管理，有紧急情况可随时沟通。

强化督导验收。组织电话督办，通过定期连线调度，掌握各组各单位工作推进情况，针对遇到的困难问题，及时给予指导帮助、协调解决。开展书面督查，限时收集各工作组细化方案，对照方案提出工作建议和催办意见，报审后发相关单位整改落实。要做好实地验收，根据工作进度，适时安排现场检查，对照任务清单，逐条检查验收，对未完成事项现场督办，对进度严重落后的相关责任人进行约谈，确保工作措施条条落地、件件落实，各项任务顺利圆满完成。

（来源：秘书工作，作者单位：山西省委办秘书处）