笔者曾在商务系统工作多年，虽已离开，但有些往事仍历历在目。尤其是一次接待失误，让我至今记忆犹新。那是一次失误，却警醒着我的一生。

这是一次非常重要的商务会面，来访者是某国字号企业重要领导，我方确定的接待领导是地市级一把手。前期我们作为牵头组织部门，为整个活动付出了巨大的心血和精力。从前期的对接到时间的敲定，从行程安排到考察路线，从会面地点到座谈地点，从合作洽谈到地主之谊，所有的工作我们都仔仔细细按部就班的进行和准备，不敢有丝毫怠慢。由于我主要负责此项工作，于是我安排精兵强将对各个环节、各个步骤、各个点位进行督促落实。就在该企业到达的上午的第一站，意外出现了。本该带队前来的重要领导不在一行人之列，由于双方互相不认识，还是通过清点人数才发现了对方少了一人。上前询问联络人，联络人说企业领导今天上午有紧急会议，所以未能前来。

我心中一惊，寻问为何不提前通知我们，该联络人说事发突然，领导也是在中途换车返回的，因为还要安排领导紧急会议事宜，所以疏忽大意，忘了临时通知我们。

你说这事尴尬不尴尬。我们地方的主要领导还在下一个点等待这位贵客的到来，因为下一个点是我们当地与该企业计划合作的项目所在地。所以这场活动就显得我们没有及时掌握相关信息，领导需要见的人也没有到，这属于工作上的重大失误。领导本来就忙，好不容易协调出时间，这就非常不合适了。搞不好自己的直属领导就要被骂个大汗淋漓，狗血喷头。

后来的紧急处理不再赘述。虽然有意外情况导致这个问题发生，但我们没有抓住最关键的环节也是造成这个局面的关键因素。如果我们能及时打电话核实一下来访人员名单，也不至于出现这样的尴尬局面。毕竟，企业的严谨性和敏感性相较于政府来说，还是有区别的。从这个事情上，笔者有以下三点感悟与大家分享。

一、抓住接待的关键环节。任何工作都要抓住关键环节和关键事项，接待工作也一样。在接待工作中，需要对接沟通和准备的事项千头万绪，不管是牵头开展还是具体开展，都要抓住接待工作的关键环节。比如接待方案的拟定就是一个总抓手，既能够有效的掌握来访一方的具体安排，又能清楚明了的汇报领导，让领导确定意见建议。再比如双方的接洽时间，这个也是非常重要的点，一般先确定来访一方的基本时间范围，再确定我方领导的具体时间。当然，这是基于商务接待的建议。对于政务接待来说，上级到下级的调研或者考察，直接下发通知，我们按照通知认真准备，并及时与上级单位协调联络人员保持沟通联系即可。不管是何种类型的接待，一定要抓住主要方面，才能确保接待工作不出现问题。

二、推演接待的主要流程。推演是一种避免接待失误非常好的方法，可以最大限度的避免细节的遗漏。俗话说，细节决定成败，这一点都不夸张。在过去的接待中，我总是从两个方面着手推演：一是实地演练，对上级领导或者来访客商所规划的考察路线，我会至少提前走一遍，并简单计算各个点位需要使用的时间，总体把握考察行程，确保座谈时间和就餐时间；二是虚拟演练，对整个考察工作的所有经过，在大脑中一遍一遍的进行考虑，包括可能出现的一些问题，都要及时考虑，尽量减少失误的可能性。这都是从失误中得来的经验，刚开始从事接待工作的时候，甚至有几次都延误时间达到一个小时多，局面非常被动。有的是因为考察点时间控制不好，浪费了时间；有的是偶尔的修路或者行程变化导致事件的延长。接待的高效就在于，精准的控制好时间，尽量不浪费彼此的时间。

三、盯紧接待的重要人物。接待工作，以人为本。没有做好人的工作，接待工作就意味着失败。我们前面提到重要的企业家来访，主要领导计划接见，力争促成这个项目在当地的落地投产。结果能够拍板的企业领导临时改变行程，这就意味着这一次参观考察不能决定项目的是否落地，接洽的意义也就没有那么重要。如果我们能早一点核实这条信息，可能主要领导就不会出面了，毕竟公务繁忙，惜秒如金。所谓的盯紧，并不是简单的核实人员名单，而是做好重要人物的接待工作。有心的接待人员，会全方位的了解需要接待的重要人物的起居习惯、饮食习惯、个人爱好、工作习惯等等，这并不是为了讨好或者拍马，而是为我方接待提供更多的信息，为接待打下坚实基础。从商务接待的角度来说，可以更好的促成商务合作，提高商务谈判的效率；从政务接待的角度来说，可以更好的配合好上级部门开展工作，有利于以后各项工作推进。所以，紧紧把握来访一方的重要人物的各项特征，可以增强沟通交流的针对性，为领导之间的沟通交流提供更多有用的信息和方向。

把握细节，盯紧关键；尽地主之宜，显接待风范。在各类接待工作中，还有很多的针线活，笔者也是只懂皮毛，还望各位看官互通有无，互促进步。以上感受，敬请批评指正。